Kundenmeetings 2018
Im April und Mai fanden an allen Standorten der BHAG Kundenmeetings statt. Im Mittelpunkt dabei stand das Zusammentreffen der Ansprechpersonen. Der Vormittag und ein Teil des Nachmittags wurden genutzt, um Themen der Verrechnung und Nachprüfung zu besprechen.
Bereits zum zweiten Mal fanden bundesweit Kundenmeetings statt. Auch diesmal stand das persönliche Kennenlernen im Vordergrund. Das Zusammentreffen wurde aber auch genutzt, um einige Themen zu besprechen und Neuerungen zu präsentieren.
Kontierungsleitfaden
Der Kontierungsleitfaden ist bereits online im Portal Austria verfügbar. Das Tool unterstützt die Suche nach dem richtigen Sachkonto. Über das Suchfeld kann der Kontierungsleitfaden nach Stichworten durchsucht und so das zu verwendende Sachkonto gefunden werden.
Vollständige >< vereinfachte Prüfung
„Warum wird dieser Beleg abgelehnt? Er wurde erfasst wie das letzte Mal“ – Eine häufige und nachvollziehbare Aussage. Die Erklärung dazu liefert die vereinfachte Prüfung. Bei Belegen bis EUR 500,- ist (gestaffelt nach Betragsgrenzen) nur ein bestimmter Prozentsatz einer Vollprüfung zu unterziehen. Alle anderen Belege unterliegen der vereinfachten Prüfung. Das bedeutet, dass die BHAG deutlich weniger Prüfkriterien als Vorgabe hat. Im Zuge der vereinfachten Prüfung wird das Vorhandensein der Auszahlungsanordnung in HV-SAP inkl des zugehörigen Beleges geprüft, die Übereinstimmung des Betrages und die Richtigkeit des Zahlungsempfängers. So kann es passieren, dass ein Beleg gebucht wird, bei dem das Sachkonto nicht korrekt ist. Auf die Verwendung des falschen Sachkontos kann im Zuge der Nachprüfung hingewiesen werden, wenn der betroffene Beleg in der Stichprobe enthalten ist.
Nachprüfung
Eine Feststellung im Rahmen einer Nachprüfung soll nicht als Kritik, sondern vor allem als Möglichkeit zur Optimierung betrachtet werden. Die Nachprüfungsabteilungen der BHAG prüfen aufgrund gesetzlicher Vorgaben des BHG und der BHV und mit Hilfe eines risikoorientierten Prüfplans.
Im Jahr 2017 wurden 424 Dienststellen geprüft. Die häufigsten Feststellungen dabei waren:
- Obligo nicht vorhanden
- Keine zeitgerechte Erfassung
- Zahlungsbedingungen nicht eingehalten
- Form/Inhalt der Verrechnungsunterlage mangelhaft
- Bestätigung der sachlichen/rechnerischen Richtigkeit mangelhaft
Der Vergleich der durchschnittlichen Fehlerrate zeigt, dass die Feststellungen in den letzten Jahren erfreulicherweise deutlich gesunken sind. Von 18,87% im Jahr 2015 ist die durchschnittliche Fehlerrate um mehr als 3% auf 15,60% (2017) zurückgegangen.
Videos
Die BHAG erstellt Schulungsvideos, die künftig auf der Website zur Ansicht bereitgestellt werden. Beim Kundenmeeting feierte das erste Video Premiere. In wenigen Minuten wird Wissen zu verschiedenen Themen vermittelt. Die ersten Videos sind bereits im Videoportal verfügbar, weitere sind in Planung bzw in Arbeit. Es lohnt sich also, regelmäßig einen Blick auf die Website zu werfen.
Kennenlernen/Wiedersehen der Ansprechpersonen
Den Abschluss bildete der persönliche Kontakt mit den Ansprechpersonen. Neben dem Wiedersehen bereits bekannter Gesichter war auch das ein oder andere Kennenlernen neuer Ansprechpartnerinnen und -partner dabei. In gemütlicher Atmosphäre stand einem entspannten Gespräch nichts im Weg. Vom Austausch über persönliche Informationen bis hin zur Besprechung erst kürzlich aufgetretener Herausforderungen im Arbeitsalltag – für alle anfallenden Themen war an diesem Nachmittag ausreichend Zeit.
