Zehn Tage Krisenmodus – Was geht? Was geht nicht?
Die Republik Österreich, mit allen ihren Ressorts, ist genauso wie die Buchhaltungsagentur seit 10 Tagen im Ausnahmezustand. Nachfolgend dürfen wir Ihnen einen Überblick über die aktuelle Leistungsfähigkeit für das Bezahlen von Rechnungen und das Prozedere dazu geben.
Was geht?
Kurz gesagt, so gut wie ALLES. Glücklicherweise ist die BHAG in der Lage, den absolut überwiegenden Teil der Tätigkeiten von zu Hause erledigen zu können. Alle einlangenden Rechnungen werden gebucht und gezahlt. Auch die üblichen Service-Level-Zeiten können, bis auf Einzelfälle, eingehalten werden.
Alternative Lösungen
Einige Abläufe müssen aufgrund der 100% Home-Office-Situation auf alternativen Wegen gelöst werden. Wir möchten die Gelegenheit nutzen, um uns insbesondere beim Bundesministerium für Finanzen, der BAWAG/PSK als „Hausbank des Bundes“ und allen betroffenen Kundinnen und Kunden zu bedanken. Derzeit arbeiten wir mit folgenden Alternativlösungen:
Baranweisung anstatt Barschecks
Einige Dienststellen haben nach wie vor die Notwendigkeit größere Bargeldbestände vorrätig zu haben. Das hat absolut nichts mit fehlender Veränderungsbereitschaft oder mit „altmodisch“ sein zu tun. Diese Bestände sind für die Dienststellen zur Erfüllung ihres gesetzlichen Auftrages unbedingt erforderlich. Aus Sicherheitsgründen werden hier keine Beispiele angeführt.
Barschecks sind derzeit aufgrund der physischen Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht administrierbar. Als Alternative bieten wir Ihnen die Möglichkeit einer Baranweisung. ACHTUNG: Bitte nehmen Sie rechtzeitig Kontakt mit Ihren Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern auf. Die Bearbeitungszeit – von der Bestellung bis zum Erhalt des Geldes – beträgt bis zu fünf Arbeitstage.
HV-SAP Useranlagen oder Rollenänderungen
Sollte sich bei Ihnen derzeit die Notwendigkeit ergeben, dass Sie Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter als neue HV-SAP-User anlegen müssen oder eine Rollenerweiterung benötigen, können Sie das selbstverständlich weiterhin durch die BHAG durchführen lassen. Wie im Regelbetrieb können Sie uns die Formulare im ELAK übermitteln. Vorübergehend akzeptieren wir auch per E-Mail übermittelte PDF-Formulare. Diese können elektronisch gefertigt werden oder einfach handschriftlich unterzeichnet sein.
Für Detailfragen wenden Sie sich bitte an unser Team des Stammdatenmanagements bzw. direkt an dessen Leiter
Mag. Martin Kogler
05 05 06 858 611
+43 664 88 499 865
Einschränkungen – Was geht nicht?
Mahnungen
Aufgrund der fehlenden physisch anwesenden Arbeitskräfte können derzeit keine Mahnungen in Papierform versandt werden. Wir setzen daher den Mahnlauf vorübergehend aus und holen diesen umgehend, nach Wiedererlangung des Normalbetriebs, nach.
Zahlungsavise
Ein Zahlungsavis ist ein Schreiben an einen Zahlungsempfänger, für den Fall, dass mehrere seiner Einzelrechnungen mittels eines Gesamtbetrages überwiesen wurden. Dieses Avis ermöglicht dem Empfänger die Zuordnung des Gesamtbetrages zu seinen Einzelrechnungen. Physische Zahlungsavise per Brief können derzeit nicht versendet werden. Ist beim Geschäftspartner eine E-Mail-Anschrift hinterlegt, erfolgt die Versendung per E-Mail. Sollten sich Lieferanten diesbezüglich bei Ihnen melden, können Sie diese gerne an die Buchhaltungsagentur verweisen. Wir können zu jeder Zahlung telefonisch oder per E-Mail die entsprechende Auskunft geben.
Eilnachrichten
Zahlungen über EUR 7.000,– unterliegen dem Eilnachrichtenverfahren. Damit wird die mögliche Aufrechnung der Zahlung gegen eine allenfalls bestehende Abgabenschuld geprüft. In Verbindung zu den von der Bundesregierung gesetzten steuerlichen Maßnahmen (Verzicht auf Steuervorauszahlungen, vorübergehende Stundung von Steuern, etc.) hat das BMF auf unsere Anfrage hin das Eilnachrichtenverfahren mit heutiger Wirksamkeit (25. März 2020) vorläufig ausgesetzt. Damit können wir ab sofort auch größere Zahlungen rasch und ohne Rücksprache mit den Finanzämtern unmittelbar an die Lieferanten des Bundes überwiesen werden. Das ist sicher ein wichtiger Schritt, um den Firmen einen Teil des finanziellen Drucks zu nehmen!
Das Team der Buchhaltungsagentur wünscht Ihnen weiterhin viel Gesundheit!
