Jahresabschluss 2018 – Termine im neuen Jahr

07 Jan
Jahresabschluss

Jahresabschluss 2018 – Termine im neuen Jahr

Mit dem Jahreswechsel ist der Jahresabschluss in der Buchhaltung noch nicht erledigt. Auch im neuen Jahr sind wichtige Termine und spezielle Eingabeerfordernisse in HV-SAP zu berücksichtigen. Wie jedes Jahr gibt es auch im Jänner und Februar 2019 Fristen, die für die Jahresabschlussaktivitäten 2018 zu berücksichtigen sind. Zusammenfassend für Sie zur Unterstützung ein Überblick über die wesentlichen Termine.

Finanzierungshaushalt

Der Finanzierungshaushalt 2018 endete mit 31.12.2018. Aufwände können zwar wie üblich noch für eine bestimmte Zeit zu Lasten des Vorjahres gebucht werden, der Geldfluss findet jedoch im Finanzierungshaushalt 2019 seinen Niederschlag.

Ergebnis- und Vermögenshaushalt

Haushaltsführende Stellen haben noch bis 18.01.2019 die Möglichkeit, Buchungen für die Ergebnis- und Vermögensrechnung 2018 an die BHAG zu übermitteln. Die BHAG muss diese bis 25.01.2019 buchen. Im Modul FI sind die Buchungen  mit der Sonderperiode 13 zu erfassen. Als Buchungsdatum ist der 31.12.2018 zu verwenden, die Fälligkeit liegt im aktuellen Finanzjahr.

Obligovortrag

Mit 01.01.2019 wurden fällige Obligos ins neue Finanzjahr übertragen. Ab diesem Zeitpunkt können Obligos auch nur mehr für das aktuelle Finanzjahr erfasst werden. Zwischen 01.01.2019 und 25.01.2019 werden Obligos für fällige Rechnungen ins neue Finanzjahr übertragen. Ausnahme: vorerfasste Belege.

Vorerfasste Belege

Vorerfasste Belege werden nicht ins neue Finanzjahr übertragen. Diese sind bis spätestens 25.01.2019 zu buchen bzw zu löschen – Übermittlung an die BHAG bis 18.01.2019. Nach dem 25.01.2019 werden die vorerfassten Belege durch das BRA-CC in der BHAG zentral gelöscht. Dabei wird auch der RM-Vorgang automatisch entfernt.

Abgrenzungen

Bis 18.01.2019 können Rechnungen im abgelaufenen Finanzjahr (Ergebnis- und Vermögenshaushalt) abgegrenzt werden. Dafür sind die Sonderperiode 13 (Modul FI) sowie das Buchungsdatum 31.12.2018 zu verwenden. Die Fälligkeit liegt im aktuellen Finanzjahr. Die Abgrenzung (Abgrenzungskennzeichen A) erfolgt wie üblich über das Feld Referenzschlüssel 1. Für die nachträgliche Abgrenzung einer Mittelbindung/Bestellung, für die die Rechnung erst 2019 einlangt, ist das Abgrenzungskennzeichen P zu verwenden. Abzugrenzende Rechnungen, die nach dem 18.01.2019 einlangen und noch nicht berücksichtigt wurden, sind bis 15.03.2019 mit dem Abgrenzungskennzeichen V zu erfassen. Buchungs- und Fälligkeitsdatum liegen im aktuellen Geschäftsjahr. Nach dem 15.03.2019 wird für diese Geschäftsfälle dann das Abgrenzungskennzeichen W verwendet. Weitere Details dazu finden Sie im Schreiben des BMF bezüglich Jahresabschlussarbeiten.

Forderungsabschreibung und Einzelwertberichtigung

Die Abschreibung uneinbringlicher Forderungen ist bis 18.01.2019 vorzunehmen. Dabei sind die Sonderperiode 13 sowie das Buchungsdatum 31.12.2018 zu verwenden. Einzelwertberichtigungen für ungewisse Forderungen sind ebenfalls bis 18.01.2019 mit dem dementsprechenden Tool vorzunehmen.

Rückstellungen für ausstehende Rechnungen

Bis 18.01.2019 sind Rückstellungen für ausstehende Rechnungen zu bilden. Dafür ist das in HV-SAP vorgesehene Tool zu verwenden.

Einzahlungen betreffend 2018

2018 eingelangte Einzahlungen (zB Zahlstelle, Kontoauszug) sind bis 15.01.2019 zu erfassen.

Mängelbehebung

Bis 22.02.2018 haben die haushaltsleitenden Organe die Möglichkeit, Anforderungen für Korrektur- und Nachbuchungen an die BHAG (post.hvs@bhag.gv.at) zu übermitteln. Dafür bitte die im BMF-Intranet veröffentlichten Verrechnungsauftragsformulare (ZVA) verwenden. Beachten Sie, dass die Unterfertigung und Übermittlung durch das haushaltsleitende Organ erfolgen muss. Abschlussrelevante Buchungen werden durch die BRA-CC-Mitarbeiter der BHAG erfasst. Die ZVA werden nach Genehmigung durch den Rechnungshof dem BMF zur Buchung übermittelt.

Terminübersicht

bis 15.01.2019

  • Eingelangte Einzahlungen aus 2018 erfassen

bis 18.01.2019

  • Übermittlung der Belege, die die Ergebnis- und Vermögensrechnung 2018 betreffen
  • Abgrenzungskennzeichen A und P möglich
  • Forderungsbewertung durchführen
  • Rückstellungen für ausstehende Rechnungen bilden
  • Vorerfasste Belege abarbeiten

18.01.-15.03.2019

  • Abgrenzungskennzeichen V möglich

ab 26.01.2019

  • Löschen der vorerfassten Belege durch BRA-CC

bis 22.02.2019

  • Übermittlung der Anforderungen für abschlussrelevante Korrektur- und Nachbuchungen an die BHAG

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