Jahresabschluss 2019 – Alle Termine

Mit dem Jahreswechsel ist der Jahresabschluss in der Buchhaltung noch nicht erledigt. Auch im neuen Jahr sind wichtige Termine und spezielle Eingabeerfordernisse in HV-SAP zu berücksichtigen. Wie jedes Jahr gibt es auch im Jänner und Februar 2020 Fristen, die für die Jahresabschlussaktivitäten 2019 von Bedeutung sind. Zusammenfassend für Sie zur Unterstützung ein Überblick über die wesentlichen Termine.

Finanzierungshaushalt

Der Finanzierungshaushalt 2019 endete mit 31.12.2019. Aufwände können zwar wie üblich noch für eine bestimmte Zeit zu Lasten des Vorjahres gebucht werden, ab 01.01.2020 findet der Geldfluss jedoch im Finanzierungshaushalt 2020 seinen Niederschlag.

Ergebnis- und Vermögenshaushalt

Haushaltsführende Stellen haben noch bis 20.01.2020 die Möglichkeit, Buchungen für die Ergebnis- und Vermögensrechnung 2019 an die BHAG zu übermitteln. Die BHAG muss diese bis 24.01.2020 buchen. Im Modul FI sind die Buchungen mit der Sonderperiode 13 zu erfassen. Als Buchungsdatum ist der 31.12.2019 zu verwenden, die Fälligkeit liegt im aktuellen Finanzjahr.

Obligovortrag

Mit 01.01.2020 wurden fällige Obligos ins neue Finanzjahr übertragen. Ab diesem Zeitpunkt können Obligos auch nur mehr für das aktuelle Finanzjahr erfasst werden. Zwischen 01.01.2020 und 24.01.2020 werden Obligos für fällige Rechnungen ins neue Finanzjahr übertragen. Ausnahme: vorerfasste Belege.

Vorerfasste Belege

Vorerfasste Belege werden nicht ins neue Finanzjahr übertragen. Diese sind bis spätestens 24.01.2020 zu buchen bzw. zu löschen – Übermittlung an die BHAG bis 20.01.2020. Am 27.01.2020 werden die vorerfassten Belege durch das BRA-CC in der BHAG zentral gelöscht. Dabei wird auch der RM-Vorgang automatisch entfernt.

Abgrenzungen

Bis 20.01.2020 können Rechnungen im abgelaufenen Finanzjahr (Ergebnis- und Vermögenshaushalt) abgegrenzt werden. Dafür sind die Sonderperiode 13 (Modul FI) sowie das Buchungsdatum 31.12.2019 zu verwenden. Die Fälligkeit liegt im aktuellen Finanzjahr. Die Abgrenzung (Abgrenzungskennzeichen P) erfolgt wie üblich über das Feld „Referenzschlüssel 1“ und das Feld „Buchungsdatum der Abgrenzung“. Für die nachträgliche Abgrenzung einer Mittelbindung/Bestellung, für die die Rechnung erst 2020 einlangt, ist das Abgrenzungskennzeichen P zu verwenden. Abzugrenzende Rechnungen, die nach dem 20.01.2020 einlangen und noch nicht berücksichtigt wurden, sind bis 09.03.2020 mit dem Abgrenzungskennzeichen V zu erfassen. Buchungs- und Fälligkeitsdatum liegen im aktuellen Geschäftsjahr. Nach dem 09.03.2020 wird für diese Geschäftsfälle dann das Abgrenzungskennzeichen W verwendet. Weitere Details dazu finden Sie im Schreiben des BMF bezüglich Jahresabschlussarbeiten.

Forderungsabschreibung und Einzelwertberichtigung

Die Abschreibung uneinbringlicher Forderungen ist bis 20.01.2020 vorzunehmen. Dabei sind die Sonderperiode 13 sowie das Buchungsdatum 31.12.2019 zu verwenden. Einzelwertberichtigungen für ungewisse Forderungen sind ebenfalls bis 20.01.2020 mit dem dementsprechenden Tool vorzunehmen.

Rückstellungen für ausstehende Rechnungen

Bis 20.01.2020 sind Rückstellungen für ausstehende Rechnungen zu bilden. Dafür ist das in HV-SAP vorgesehene Tool zu verwenden.

NEU! Fremdwährungsbewertungen

Geldbestände (bar und unbar) in Fremdwährung müssen zum Stichtag 31.12.2019 bewertet werden. Daraus können sich Kursgewinne oder Kursverluste ergeben. Das BMF hat zur Unterstützung einen neuen SAP-Report (ZKSW) bereitgestellt. Übermitteln Sie die erforderlichen Unterlagen/ZVA bitte bis 13.01.2020 an die BHAG.

Einzahlungen betreffend 2019

2019 eingelangte Einzahlungen (z.B. Zahlstelle, Kontoauszug) sind bis 10.01.2020 zu erfassen.

Mängelbehebung

Bis 14.02.2020 haben die haushaltsleitenden Organe die Möglichkeit, Anforderungen für Korrektur- und Nachbuchungen per Mail an die BHAG zu übermitteln. Dafür bitte die im BMF-Intranet veröffentlichten Verrechnungsauftragsformulare (ZVA) verwenden. Beachten Sie, dass die Unterfertigung und Übermittlung durch das haushaltsleitende Organ erfolgen muss. Zu übermitteln sind der unterfertigte ZVA als PDF- und als Excel-Dokument. Bitte legen Sie der Buchung auch die zugehörige Verrechnungsunterlage (z.B. die Rechnung) bei. Abschlussrelevante Buchungen werden durch die BRA-CC-Mitarbeiter der BHAG erfasst. Die ZVA werden nach Genehmigung durch den Rechnungshof dem BMF zur Buchung übermittelt.

Terminübersicht

bis 10.01.2020

• Eingelangte Einzahlungen aus 2019 erfassen

bis 13.01.2020

• ZVA für Fremdwährungsbewertung an BHAG übermitteln

bis 20.01.2020

• Vorerfasste Belege abarbeiten
• Übermittlung der Belege, die die Ergebnis- und Vermögensrechnung 2019 betreffen
• Abgrenzungskennzeichen P möglich
• Forderungsbewertung durchführen
• Rückstellungen für ausstehende Rechnungen bilden

20.01.-12.03.2020

• Abgrenzungskennzeichen V möglich

27..01.2020

• Löschen der vorerfassten Belege durch BRA-CC

bis 14.02.2020

• Übermittlung der Anforderungen für abschlussrelevante Korrektur- und Nachbuchungen an die BHAG