Pilotprojekt: 36 Arbeitsplätze für 59 Mitarbeiter
Es gibt keine Einzelbüros mehr und auch keine fix-zugeteilten Schreibtische – insgesamt nicht einmal einen Schreibtisch pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter. Wie das funktionieren kann? Die Buchhaltungsagentur des Bundes eröffnete im Oktober 2019 einen eigenen Desksharing-Bereich. Lesen Sie hier alles zu unserem Pilotprojekt!
Im Pilotprojekt Desksharing stehen für insgesamt 59 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 36 Arbeitsplätze zur Verfügung. Das hört sich knapp an, geht sich aber trotzdem aus. Vor allem dann, wenn Telearbeit bzw. Home Office schon seit Jahren erfolgreich umgesetzt wird. Für die Buchhaltungsagentur war die Umsetzung eines Pilotbetriebs Desksharing daher ein logischer Schritt. Der neue Arbeitsbereich wurde so geplant, dass möglichst wenige Arbeitsplätze dauerhaft unbesetzt sind und trotzdem eine gute Auslastung möglich ist.
Der Arbeitsplatz der Zukunft
Der Desksharing-Bereich ist in vier große offene Räume gegliedert, in jedem sind mehrere Schreibtische gruppiert angeordnet. Auf insgesamt 471m2 wird hier die tagtägliche Arbeit durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgeführt. Zusätzlich gibt es Fokusräume, Telefonboxen, eine Küche und einen Lounge-Bereich.
In den zwei separaten Telefonboxen können Telefonate ungestört vorbereitet und durchgeführt werden, denn die beiden Räume sind von den Umgebungsgeräuschen abgekoppelt. Für anspruchsvolle Tätigkeiten wurden zwei Fokusräume eingerichtet. Nach einer Reservierung kann hier fokussiert und konzentriert gearbeitet werden.
Der räumlich abgetrennte Lounge-Bereich steht als gemütlicher Pausenraum für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für Pausen und Mittagessen zur Verfügung.
Eine eigene Arbeitsgruppe hat sich mit den Umgangsformen im neuen Bereich befasst und Spielregeln für eine lebenswerte und rücksichtsvolle Gestaltung des Arbeitsalltags formuliert.
Hinweis: Im Video sehen Sie die Eindrücke von der Eröffnung des Desksharing-Bereichs am Tag der offenen Tür für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Buchhaltungsagentur am 18. Oktober 2019. Bitte wundern Sie sich nicht, wenn die Arbeitsplätze und die Räume noch sehr leer wirken, denn die Räumlichkeiten wurden erst danach vom Kollegium bezogen.
Arbeiten am Arbeitsplatz 4.0
Der Desksharing-Bereich ermöglicht zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten. In der Früh setzen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einen der freien Plätze. Das kann mitunter jeden Tag ein anderer sein. Persönliche Gegenstände werden in verschließbaren Kästen verstaut, offene Schränke stehen für Jacken und Schuhe bereit.
In den ersten Wochen und Monaten hat sich gezeigt, dass in diesem neuen Arbeitsbereich eine ruhige und konzentrierte Atmosphäre gegeben ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich wohl und genießen das frisch renovierte Büro mit all seinen neuen Facetten.
Die Vorteile des Desksharings
Der Desksharing-Bereich bietet auch dem Arbeitgeber wesentliche Vorteile. Auf wenig Raum kommen viele Mitarbeiter unter, ohne dass dabei der Geräuschpegel steigt oder Unruhe aufkommt. Es gibt wenig bis kaum leerstehende Arbeitsplätze und trotzdem ist ein sorgfältiges und intensives Arbeiten möglich.
Aus den Erfahrungen des Projekts Desksharing wird gelernt. Jeweils nach einem halben und einem Jahr werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur neuen Arbeitssituation befragt und eine Evaluierung durchgeführt. Die Ergebnisse haben Einfluss auf den Umgang mit den Themenbereichen Arbeitsplatzgestaltung, Büromanagement und die zukünftige Arbeitswelt in der BHAG.
