Nach vier Jahren SBZ: Wir feiern Projektabschluss!
Unglaublich, aber wahr – bereits vor vier Jahren wurde die Buchhaltungsagentur mit der Bearbeitung der Sonderbetreuungszeit beauftragt. In Zusammenarbeit mit dem BMAW wurden über 37 Millionen Euro ausbezahlt. Im Dezember 2023 konnte das Projekt endgültig abgeschlossen werden. Wir ziehen ein Resümee.
Wir blicken zurück
Die Corona-Krise und der daraus folgende erste Lockdown, das vielerorts angeordnete Homeoffice, sowie das Home-Schooling und die Schließung der Kindergärten stellte viele Firmen und Familien im März 2020 vor Herausforderungen. Um die Betreuung weiterhin gewährleisten zu können, hat der Gesetzgeber damals die Möglichkeit geschaffen, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine Sonderbetreuungszeit unter Fortzahlung des Entgelts gewähren konnten. Die BHAG wurde im Jahr 2020 mit der Abwicklung dieser Sonderbetreuungszeit betraut.
BMAW und BHAG: Acht kunterbunte Phasen
Das ursprüngliche Projekt war bis Sommer 2020 geplant. Durch die steigenden Infektionszahlen und der wiederkehrenden Lockdowns wurde klar, dass die Sonderbetreuungszeit länger dauern könnte. Insgesamt wickelte die Buchhaltungsagentur acht Phasen ab:
Regelmäßig sind neue Themen aufgetaucht, die mit dem BMAW abgestimmt werden mussten. Dies hat aber aufgrund der tollen Zusammenarbeit mit dem BMAW immer bestens funktioniert.
Dennoch blieben gewisse Abläufe auch gleich. „Wir hatten das Glück, dass die einzelnen Phasen sehr ähnlich aufgebaut waren. Das bedeutet, dass wir gewisse Abläufe bereits kannten und uns kontinuierlich verbessern konnten. Wir haben in den letzten Jahren sehr viele Erfahrungen gesammelt und haben versucht, diese in den einzelnen Phasen zu nutzen, um effizienter zu werden.“, erinnert sich Michaela Kranzl.
Was war die Aufgabe unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
Es waren fast alle Organisationen der BHAG beteiligt. Insgesamt waren an die 85 Personen in die verschiedensten Arbeitsschritte involviert und waren u.a. für folgendes zuständig:
- Erstellung der Richtlinie, FAQ und Antragsformular und Bearbeitung der eingelangten Anfragen
- Erstellung einer Datenbank und Anlage von Geschäftspartner
- Antragsbearbeitung
- SAP-Erfassung der Antragsdaten für die Auszahlungen
- Erstellung von regelmäßigen Reportings
- Meldung an die Transparenzdatenbank
- Bescheidausstellung
Insgesamt 38.800 Anträge in vier Jahren
Die Sonderbetreuungszeit war nicht nur für die BHAG neu, sondern auch für viele Firmen in ganz Österreich.
Oberste Priorität unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war die Anträge rasch zu prüfen, damit die Firmen schnell finanziell unterstützt werden können.
Projektleiterin Michaela Kranzl: „In Summe haben wir an die 38.800 bearbeitet. Es wurden mehr als 37 Millionen Euro an unterschiedlichste Firmen ausbezahlt.“
Standortübergreifende hybride Projektabschlussfeier
Das Ende des Projektes wurde natürlich auch gebührend gefeiert: Mit der Abschlussparty am 31.01.2024 blickten Projektleitung, Geschäftsführer, das Management-Team, alle Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter sowie die Kollegen vom BMAW ein allerletztes Mal auf die letzten vier Projektjahre zurück.
Via Teams und unserem modernen Videokonferenz-System an unseren Standorten konnten alle Projekt-MA an der Veranstaltung teilnehmen. Danach wurde bei Brötchen und Sekt über die gemeinsame Projektzeit geplaudert.
